| inulwara.blogspot.com |
Surat menyurat pada dasarnya merupakan kegiatan berbahasa yang dilakukan dalam komunikasi tertulis. Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan pernyataan atau informasi. Informasi yang dinyatakan dalam surat dapat berupa pemberitahuan, pertanyaan, pernyataan, permohonan, laporan dan lain-lain. Informasi itu akan mencapai sasarannya dengan baik apabila bahasa yang digunakan mampu mengungkapkan isi surat sesuai dengan sifat surat serta kedudukan penulis dan pembaca surat. Oleh karena itu, surat harus jelas maksudnya sebab surat yang tidak jelas maksudnya akan mengakibatkan penerima surat sulit menangkap maksud surat, bahkan mungkin sekali penerima surat tidak dapat menangkap sama sekali isi surat.
Sebagai sarana komunikasi, terutama surat resmi, surat juga berfungsi sebagai alat bukti tertulis, misalnya, surat perjanjian dan sebagai alat pengingat seperti yang terdapat pada surat-surat yang telah diarsipkan; sebagai bukti historis, misalnya, surat-surat dalam arsip lama sebagai sumber untuk perkem-bangan masa lampau, sebagai pedoman kerja, misalnya, surat keputusan atau instruksi.
Dengan membandingkan beberapa surat yang ada, kita dapat menentukan syarat dan ciri surat yang baik. Adapun syarat dan ciri surat yang baik adalah sebagai berikut.
- Surat itu ditulis dalam bentuk yang menarik dan tersusun baik, sesuai dengan peraturan menulis surat.
- Bahasa yang dipakai sesuai dengan maksud surat dan dapat dipahami oleh pembaca, yaitu kata-kata yang dipakai tepat, jelas, dan hemat.
- Surat menunjukkan kebijaksanaan atau pertimbangan yang baik; nada surat hendaknya sopan dan simpatik.
- Surat tidak mengandung kata-kata atau kalimat yang tidak berguna; penulis hendaknya menulis surat seperti halnya waktu ia sedang berbicara (berhadapan muka) dengan orang yang dituju.
- Surat tidak terlampau panjang. Surat yang singkat adalah suatu keuntungan.
Isi surat sesungguhnya memuat sesuatu yang diberitahukan, dikemukakan, ditanyakan, dan diminta oleh pembuat atau pengirim surat. Isi surat sebaiknya, singkat dan jelas. Surat yang singkat tidaklah berarti harus pendek, tetapi dinyatakan dengan ungkapan yang singkat. Dengan ungkapan yang singkat, maksud surat dapat dipahami oleh pembaca dengan jelas. Untuk mencapai maksud seperti itu, kalimat-kalimat hendaknya disusun menurut aturan tata bahasa dengan menggunakan kata atau istilah yang sudah dipahami oleh penerima surat. Penulis surat sebaiknya menghindarkan penggunaan kata dan istilah yang belum lazim dipakai, yang mungkin dapat mengakibatkan maksud surat sulit atau tidak dipahami oleh pembaca.
Surat dikatakan hormat atau sopan apabila dalam mengemukakan kehendaknya, yang tertuang dalam surat, penulis dapat menunjukkan penghargaan terhadap perasaan dan pendapat pembaca serta mengakui haknya. Penulis surat hendaknya menghindarkan sikap menganggap rendali terhadap sesuatu persoalan atau pendapat yang dikemukakan oleh orang lain.
Pengertian Surat
Berdasarkan arti leksikal, kata surat mengandung arti (1) kertas atau kain yang mengandung berbagai maksud, (2) secarik kertas atau kain sebagai tanda atau keterangan, dan (3) tulisan atau yang dituliskan (Moeliono, 1988:872).
Surat dalam pengertian lain adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Informasi yang disampaikan itu berupa pemberitahuan, pernyataan, perintah, permintaan, atau laporan. Hubungan yang terjadi antara pihak-pihak itu disebut surat-menyurat atau korespondensi. Dengan kata lain, surat-menyurat itumerupakan salah satu satu kegiatan berabahasa yang dilakukan dalam komunikasi tertulis (Caca Sudarsa, dkk., 1991:3)
Fungsi Surat
- Surat adalah salah satu sarana untuk menyampaikan pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain (Bratawidjaja, 1985:5).
- Surat adalah suatu alat untuk menyampaikan berita atau untuk menyampaikan suatu kemauan secara tertulis kepada satu atau beberapa orang (Surono. 1982:1)
- Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi tertulis kepada pihak lain (Sumantri, 1985: 5).
- Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah pikiran atau gagasan.
- Alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian.
- Alat untuk mengingat, misalnya surat-surat yang diarsipkan.
- Bukti historis misalnya surat-surat yang bersejarah.
- Pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah.
Sumber: Balai Bahasa Banjarmasin
Untuk lebih jelasnya, Anda dapat mengunduhnya secara lengkap pada link di bawah ini:
Mudahan artikel ini dapat membantu Anda semua dan tata bahasa surat kita menjadi lebih baik ke depannya.
